歓送迎会 デキる幹事の事前準備とは?進行や挨拶の順番まで!

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この記事の所要時間: 712

春は新入、異動、退職など、いわば歓送迎会シーズン

幹事たのむよ!

上司からの軽~い一言は、こちらにとっては重~いプレッシャーです(汗)

 歓送迎会って、、、どう進行するの?
 乾杯やら挨拶やら誰にするべきか・・・
 あれ?挨拶の順番て?


幹事となれば、これまでの歓送迎会のように
飲んで!食って!気軽に参加!というわけにはいきません!

幹事さんにとっては、
 歓送迎会という名の仕事、ミッションなのです!

挨拶を頼む人、挨拶の順番をミスった!!!
などは、もってのほか!

うまくやって当たり前!
 誰も褒めてはくれないかもしれません!


ですが、そういった誰もがいやがることも
そつなくこなしていくことは、見えない信頼につながります!

デキる幹事がやることは、スムーズな司会進行だけじゃありません。
歓送迎会をうまくやるポイント、それは「事前の準備」です!

いかに準備をしっかりしておいたかによって、
歓送迎会のクオリティーは決まる!
と、断言してもよいでしょう!

今回は、歓送迎会の幹事さんがするべき事前準備、
幹事さんが悩むことが多い進行や挨拶の順番、
席順などを、体験談をまじえてご紹介いたします。

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歓送迎会のシナリオ 司会進行


まずは、歓送迎会の進行の流れです。

項目誰が
1. 開会の挨拶 幹事、司会者
2. 挨拶依頼1
3. 乾杯の挨拶依頼2
4. 歓談
5. 新任者の挨拶新任者
6. 退職者への花束、記念品贈呈依頼3
7. 退職者の挨拶退職者
8. 締めの挨拶依頼4
9. 閉会の言葉幹事、司会者
10. 2次会の連絡幹事、司会者


当日の司会進行はもちろんですが、
それまでに、いかに事前準備をやっているかが、とても重要です。

以下、事前準備することです。

 会場確保、会費決定
 出欠確認、出席人数確定
 席順決め
 挨拶の依頼
 花束、記念品の準備


では、さっそく1つずつ見ていきましょう。

会場確保、会費決定

日時、場所、会費を決めます。

まずは、日時です。
主役、上役のスケジュールを確認したうえで決定しましょう。

続いて、場所ですが、
初めてのお店はできるだけ避けましょう。

これまでにも、よく利用をしたことがあるお店の方が、
歓送迎会に配慮して、小さなことで気を利かせてくれたりします。

幹事にとってこれは助かります!

もし、初めて利用するお店であれば、
お店の人と事前にある程度の話、打ち合わせは必須です。

会場先には想定されるおおよそ人数で、
食べ物、飲み物のプランを交渉し会費を決定しましょう。

ちなみに、、、

記念品代金を会費にプラスする場合には、
別途徴収と2度手間にならないよう、
記念品代金を含めて会費を設定することをお忘れなく♪

出欠確認、出席人数確定

日時、場所、会費が決まったら、次は歓送迎会の出欠確認です。
メールや回覧用紙で、関係者へ案内を回覧します。

<出欠確認案内の例文>

 お疲れさまです。
 さて、このたび、○○さんが定年を迎えられ、3/31付けで
 定年退職されることとなりました。
 また、3月からは○○さんが、新たな仲間として、□□部に
 着任しております。

 つきましては、○○さん今後のご活躍を祈念するとともに、
 ΟΟさんの歓迎の意を込め、下記にて歓送迎会を開催いたいします。
 ぜひ、多くの皆様のご出席を、よろしくお願い申し上げます


   1.日時 Ο月Ο日(Ο) 午後ΟΟ時~
   2.会費 0000円
   3.場所 居酒屋ОΟО 駅前店

 Ο月Ο日(Ο)までに幹事までお戻しください。
 後日出席できなくなった方は、早急に○○までご連絡ください 。



案内には、返信期日を必ず入れること!
参加人数が決定したら、会場先への連絡もお忘れなく♪

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席順を決める

席順で気をつけることは、
主役である
 新任者と退職者の位置と、上役の位置です。


主役の方を安易に上座に置いてしまい
みんなと話辛い場所になったり、孤立させてしまってはいけません。

職場の雰囲気や、会場にカタチにもよりますが、
上座にはこだわらず、「雰囲気のよい歓送迎会」に
なるための席位置にした方が良いでしょう。


新任者と退職者は、会の中心となるような席に配置。
近いところに上役を置きます。


そして、お調子者・ムードメーカー・しゃべるおばちゃんといった
にぎやかな人を近くに置くのもポイントです。

明石家さんまさんがいれば最高です!

主役の方にどんどん話をふり、上役の話には必殺ひき笑い。
そこが、場の中心になるような配席を考えましょう。

 主役+上役+ムードメーカー

席位置のくじ引きなどは、もってのほか!
それは、普段の飲み会でやってくださいね。


ただし、上役の方々には、必ず歓送迎会の前に報告(相談)を忘れず。

  主役の方を快く迎える・送りだす歓送迎会にしたいので、
  役職を考慮した席ではなく、主役の方を中心とした
  席位置にしたいと思いますが、いかがでしょうか?

挨拶の依頼

全体の進行、流れの中で下の赤字4つが
挨拶をお願いしなければいけないものです。

  1. 開会の挨拶
  2. 挨拶
  3. 乾杯の挨拶
  4. 歓談
  5. 新入者の挨拶
  6. 退職者への花束、記念品贈呈
  7. 退職者の挨拶
  8. 締めの挨拶
  9. 閉会の言葉
 10. 2次会の連絡



<2挨拶 3乾杯の挨拶 8締めの挨拶>
 2挨拶を最上位者、3乾杯の挨拶を次席上位者、
 8締めの挨拶を次席上位者と、偉い人順にするのが基本です。

6.退職者への花束、記念品贈呈
 花束、記念品の贈呈は、直属の上司が一般的ですが、
 この場面は歓送迎会で、もっとも絵になる場面でもあります。

 退職者さんに一番お世話になった人が、
 気持ちをこめて贈呈するのも良いでしょう。

 渡すときの一言も用意するようお願いしておきましょう。

また、歓談中の頃合いを見計らって、新任者さんと退職者さんに
挨拶をしてもらいますので、こちらも事前の依頼をお忘れなく。


花束、記念品の準備

価格帯は~3,000円程度が相場ですので、
花束を用意するケースが多いでしょう。
価格的にも、見た目的にも間違いはないところです。

ただし、定年退職をされる方の場合には、
花束にプラスして、
  記念品を準備するケースがあります。


記念品としては、一般的なものは、
その人の趣味に関連するものです。


あと、経験上で喜ばれたものですが、
男性の定年退職者の送別会で、
ホールケーキを準備したことがありました。

これは、本人へ、というよりも、ここまで支えてくれたご家族へ
という意味で、プレゼントして喜ばれました。


あとは、寄せ書きなんかもgoodです。

 花束だけじゃちょっと・・・、
 記念品といっても何を喜んでくれるか・・・


と、決め手がないようなら、みんなの気持ちがこもった
寄せ書きは手作り感があって、おススメです

言葉では伝わない思いが伝わり、
  手渡した後の話のネタにもなります。


寄せ書き例文はこちらの記事で紹介しています。
 >寄せ書きメッセージ例文!すぐに使える例文50 卒業や異動、退職に!

まとめ

幹事さんのやるべき事前準備はいかがでしたでしょうか。

歓送迎会の事前準備は
社内調整もふくめ、やることは盛りだくさんです。

また、歓送迎会当日は、滞りない進行に全力を尽くすために
会費は、事前、または事後に徴収するようにしましょう。

当日集金の場合、時間ギリギリに来る人や遅れてくる人がいると、
会費徴収でバタバタすることがあります。

歓送迎会の幹事を1人でやるのはとても大変です!

うっかり忘れや、依頼が不十分になってしまうこともあるので、
仲の良い有志や後輩に、サポートをお願いしましょう。

仕事でもないのに、
   なんで自分がこんな面倒なことを・・・


そんなことを思ってはいけません。歓送迎会は仕事です!

主役の方に喜んでもらえるような場を作る。

そのためには、
 出席者や面倒な上役が不機嫌になってはいけません。

細かすぎるほど、配慮して
史上最高の歓送迎会を演出しちゃいましょう!

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